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軟件也要協同工作!Word混搭Excel函數表

2017-12-12 13:55 出處:cfan 人氣: 評論(0

日常工作中我們經常會在Word中插入Excel表格,不過在Word中大家一般只是將插入的表格作為一個簡單的插入對象。實際上Word中插入的表格和在Excel中是一樣的,我們同樣可以直接利用Excel各種函數為表格服務。

直接套用,在Word中調用Excel

很多朋友在Word中使用表格的時候,常規的方法是直接在Word中插入,或者在Excel中復制制作好的數據進行粘貼。不過如果要插入的表格還要在Word中進行編輯,如調用函數進行統計等,上述方法就無法直接在Word中使用函數了。因為這樣插入的表格變成一個Word插入對象,自然無法使用各種函數。因此對于這類表格,我們應該使用“插入Excel表格”的方法。在Word中點擊“插入→表格→Excel電子表格“,這樣插入的表格是一個虛線的表格(圖1)。

軟件也要協同工作!Word混搭Excel函數表

圖1 在Word插入的Excel電子表格

但是需要對這個表格數據進行統計時,我們只要在Word中雙擊表格,表格激活后會直接調用Excel,這樣表格的具體使用和在Excel中是一樣的,可以直接使用函數、VBA腳本等工具。對于已經在Excel中處理好的數據如添加公式、函數等則可以通過粘貼的方法將數據移動到插入的表格中,這樣對于需要在Word中進行大量數據處理時非常方便(圖2)。

軟件也要協同工作!Word混搭Excel函數表

圖2 插入Excel表格可以直接在Word使用Excel工具

數據同步,在Word中鏈接表格

在Word中插入表格時很多時候需要對表格的數據進行更改,常規的方法是在Excel中修改后再根據實際修改到Word中進行同步修改。其實數據同步不必這么麻煩,我們可以使用“選擇性粘貼“方法實現數據同步更改。

首先在Excel中完成數據的編輯后保存,接著在Excel中復制需要粘貼到Word中的數據。在Word中點擊“開始→粘貼→鏈接與使用目標格式”的方式粘貼數據,這樣粘貼的實際上是一個鏈接數據(圖3)。

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圖3 鏈接與使用目標格式粘貼

這樣以后粘貼到Word中的表格數據需要更改時,我們只要打開Excel對需要編輯的數據進行更改。完成更改后在Word中選中表格右擊選擇“更新鏈接”即可實現數據的同步更改。這樣所有數據處理是在Excel中完成,Word中只要“更新鏈接”即可(圖4)。

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圖4 通過更新鏈接實現數據同步

如果原始數據文件有多個備份,我們還可以自行定義鏈接的文件。同上在上述菜單選擇“鏈接的Worksheet對象/鏈接”,在打開的窗口可以看到這里鏈接對象實際文件,點擊“更改源”,然后重新選擇源文件和鏈接項目即可(圖5)。

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圖5 更改鏈接

就地取材,直接在word中使用公式

上述方法利用都是Excel的實際功能,在實際使用中都是要啟動Excel運行表格的操作。如果我們只是在Word中使用一些簡單的函數如求和、平均數等,那么利用Word本身“文檔部件/域”項即可,這樣無需啟動Excel,既可以節省系統資源,還可以提高工作效率。這里以使用求和公式為例。

在插入的表格選中需要求和的單元格,點擊“插入/文檔部件/域”項,在彈出的“域”窗口中,選擇“域”列表中的“=(Formule)”,然后點擊“公式”按鈕(圖6)。

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圖6 選擇域

在打開的“公式”窗口中,輸入公式“=SUM(A1:A6)”,并點擊“確定”按鈕,這樣返回Word表格區域可以獲得求和結果(圖7)。

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圖7 在Word直接使用公式

可以看到在Word的域里公式的具體使用和Excel是一樣的,但是這里是直接在Word中進行公式調用而無需再啟動Excel,對于函數熟悉的朋友還可以在Excel中直接設置好,通過“粘貼函數”的方法實現公式的快速調用。當然域代碼還有其他用處,比如直接輸入數學、物理等公式,比如按Ctrl+F9快捷,然后輸入“eq \o(→,a)”,右擊選擇“切換域代碼”,最后再調整一下間距即可輸入數學向量公式(圖8)。

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圖8 使用域輸入向量公式

小提示:

除了在Word借助Excel函數外,利用兩個軟件一些組件的不同,Excel也可以使用Word組件對數據進行快速處理。比如Word的查找替換功能比Excel強大,如在Excel中需要將單元格的所有英文字母替換掉,此時可以將數據粘貼到Word,在Word的查找內容里面輸入[a-zA-Z],替換為空,即可快速將英文字符全部替換掉,最后再將處理后的內容復制到Excel即可。

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