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Office審閱功能很強大!錯字標點一個不漏

2017-11-30 10:00 出處:cfan 人氣: 評論(0

原標題:Office審閱你真會用?錯字標點一個不漏

Office中的WordPowerPoint都有“審閱”功能,方便我們對文檔進行各種修改批注,但是很多人只知道審閱的基本用法,一些獨特實用的審閱功能則被忽略了。比如某一文檔被反復修改多次,以至于到最后搞不清到底改了哪些細節,這時該怎么辦?再比如跨語言跨區域的人審批文檔,如何打通不同語言關?這些我們都可以通過審閱功能來解決(本文以Office 2013為例)。

一鍵定位文檔的修改

有些重要的文檔,比如簽訂的合同,可能會被多個人做過多次的審閱批改,以至于到最后自己都弄不清到底哪些地方被改過了,這時審閱的對比功能就派上用場了。

首先將審閱前后的文檔分別保存,比如一個存為“審閱前”一個存為“審閱后”。然后在Word中,切換到“審閱”選項卡,點擊工具欄上的“比較”,從下拉菜單中選擇“比較”打開對話框。點擊“原文檔”右側下拉按鈕,可以直接選擇最近編輯的文檔,也可以點擊其后的文件夾圖標,瀏覽選擇其他文檔。同樣方法選擇修訂后的文檔。點擊左下方“更多”按鈕(點擊后將變成“更少”)展開對話框,還可以設置各種不同的比較選項。注意,這一功能不只能比較文字的修改,對于格式設置、頁眉頁腳等的變化,同樣也能檢測出來(圖1)。

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設置完畢,點擊“確定”返回,這時將同時出現三個文檔,右側分別為原文檔及修訂的文檔,中間則是比較文檔,它通過紅色粗線顯示修改的大致位置。左側則顯示具體的修改內容,雙擊某一項,則可以精確定位到文檔中修改的位置點。這樣一來,對他人所做的任何修改,你都可以做到一目了然了(圖2)。

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給審閱批注的文字加大號

默認設置下,Word批注的字體要比正文小一號,對于視力不好的人來說,看起來比較費力。通過幾步設置,我們可以統一調整批注字體的大小。

首先切換到“開始”選項卡,點擊工具欄“樣式”右下角的小箭頭展開樣式列表,在列表中選中“批注文字”項。如果列表中沒有此項,可先點擊列表下方的“選項”,在打開的對話框中,選擇顯示“所有樣式”(圖3)。確定后返回樣式列表,就可以找到“批注文字”項了,點擊其右側下拉箭頭,從彈出菜單中選擇“修改”,再在打開的對話框中為批注樣式設置大一號的字體就可以啦(圖4)。

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審閱打通語言關

如果審閱批注文檔的人來自不同的地方,他們可能會使用不同的語言,如簡體漢字、繁體漢字、英文等,這時有可能會造成閱讀障礙(圖5)。好在Word審閱提供了翻譯轉換工具,可以助我們打同語言關。

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如果批注是外語,選中之后,點擊工具欄上的“翻譯”按鈕,選擇“翻譯所選文字”(圖6),即可在右側打開信息窗格,給出翻譯信息了。在這個窗格中,可以為幾十種不同的語言進行互譯(圖7)。

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簡繁互轉相對來說就更簡單,切換到“審閱”選項卡后,選中要轉換的批注文字,然后點擊工具欄上的“繁轉簡”或“簡轉繁”,即可秒轉換。這一技巧,有時可用于PPT的美化中,制作PPT的過程中使用簡體編輯文字非常方便,等編輯完成,為了美觀,有時可以將簡體轉換成繁體。按Ctrl鍵不放,全選PPT中的文字(圖8),再切換到“審閱”選項卡中,點擊“簡轉繁”即可得到不一樣美觀的幻燈片了(圖9)。

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去掉煩人的審閱波浪線

Office有一項智能技術,對疑似錯誤的文字會用波浪線標示出來,紅色波浪線表示錯誤,藍色波浪線表示不是很正確。不過Office經常“自作聰明”,比如在Word中打開《紅樓夢》,會看到滿篇的紅藍波浪線,非常煩人。雖然可以一一右擊,選擇“忽略一次”,但下次打開文檔它們還會出現。

這里有一個一勞永逸的方法解決它。在Word中(如無特殊說明,所有方法在PowerPoint中也通用),點擊切換到“審閱”選項卡中,再點擊工具欄中的“語言”,從下拉菜單中選擇“設置校對語言”,在打開的對話框中,勾選“不檢查拼寫或語法”,點擊“設為默認值”,并在彈出的提示框中點擊“是”確認即可(圖10)。現在回到文檔中,所有的波浪線都沒有了,清爽多了吧。當需要恢復的時候,同上操作,進行反向選擇即可。

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