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Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容

2019-09-27 13:45 出處:電腦愛好者 人氣: 評論(0

有時我們面對的Excel表格中往往會有許多空格,這樣統計與核對數據就很麻煩,從而降低了工作效率。此外,對于Excel表格中隱私性較強的數據,我們也有必要予以隱藏。接下來,筆者就接合自己的工作經驗,來給大家介紹一下如何解決上述問題。
 
一鍵隱藏空白單元格
 
許多單位的后勤管理人員,需要負責本單位辦公用品的采購和發放,即單位事先擬定一個目錄(圖1),員工需要什么就填什么(本例假設總金額最多30元)。由于每位員工申報的辦公用品都各不相同,發放就非常容易出錯。其實,對于某位職工申報的辦公用品,只需要隱藏所有空白單元格,即可解決這個問題。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容
 
1、添加宏代碼(編注:小標題數字序號排版時去除,下同)
 
運行Excel(本文以2016版為例)打開工作簿,然后按下Alt+F11快捷鍵,打開Visual Basic編輯器并輸入以下代碼:
 
Sub yincang()
 
Dim rng As Range
 
For Each rng In [D8:DI8]
 
If Len(rng.Value) = 0 Then rng.EntireColumn.Hidden = True
 
Next
 
End Sub
 
再復制上述代碼,按下回車鍵并執行粘貼操作,將粘貼的宏代碼中的“yincang”修改為“xianshi”、“True”修改為“False”(圖2)。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容2
 
2、添加按鈕并指定宏
 
在“開發工具”選項卡,單擊“插入→按鈕”,在圖1所示界面中插入兩個命令按鈕,然后將其文字分別修改為“隱藏空白單元格”和“恢復初始狀態”。再右擊“隱藏空白單元格”按鈕,選擇“指定宏”,為其指定宏“yincang”(圖3),為按鈕“恢復初始狀態”指定“xianshi”宏就可以了。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容3
 
小提示:
 
如果Excel 2016沒有顯示“開發工具”選項卡,可依次單擊“文件→選項→自定義功能區”,打開“Excel選項”對話框,勾選“開發工具”復選框,以調出將“開發工具”選項卡即可。
 
3、隱藏空白單元格
 
先選中B列單元格,單擊“數據”選項卡中的“篩選”按鈕;然后單擊B列單元格中的下拉箭頭,選中第一條數據記錄(即第8行單元格),再單擊圖1所示中的按鈕“隱藏空白單元格”,就完成第一條數據記錄空格的隱藏了(圖4)。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容4
 
因為隱藏了冗余的空白單元格,所以核對與發放辦公用品就方便多了,而且也不容易出錯。當然,對于圖1所示中的其他數據記錄,可先單擊“恢復初始狀態”按鈕,以顯示所有數據,然后單擊B列單元格中的下拉箭頭,篩選出第二條數據記錄(即第9行單元格)。再打開Visual Basic編輯器,將圖2所示中的所有數字8替換為9(共計4個),最后單擊“隱藏空白單元格”按鈕,就可以完成第二條數據記錄空白單元格的隱藏了。
 
小提示:
 
圖中的字符串“D8:DI8”,表示對第8行“D8:DI8”單元格中的空白單元格執行隱藏操作。在實際操作中如有不同,大家可靈活修改。
 
為隱私數據加把“鎖”
 
有時一些私密性較強的數據(如上例中的電話號碼),不希望別人看到,此時可通過隱藏相關數據,并添加密碼來實現。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容5
 
1、設置密碼及添加文字
 
如圖5所示的界面,先切換到“Sheet2”工作表,并在A1單元格輸入一個密碼(如“12345678”),再切換到“Sheet1”工作表,選中第2行單元格并右擊之,選擇“插入”,插入一行空白單元格。接著在第2行的A2、C2、E2和G2單元格分別輸入文字“密碼:”并設置好字體顏色,填充色等參數(圖6)。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容6
 
2、創建及編輯規則
 
選中需要隱藏的單元格(如“B2:B43”),再在Excel 2016的“開始”選項卡中,單擊“條件格式→新建規則”,在彈出對話框中選中“使用公式確定要設置格式的單元格”(圖7),輸入公式“=B$2<>Sheet2!A$1”,接著單擊“格式”按鈕打開“設置單元格格式”對話框的“數字”選項卡,選中該選項卡的“自定義”選項,輸入三個英文狀態下的引號并單擊“確定”按鈕即可。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容7
 
完成上述操作后,大家就會發現B列單元格中的所有數據都隱藏了。仿照第2步的操作,分別輸入“=D$2<>Sheet2!A$1”、“=F$2<>Sheet2!A$1”和“=H$2<>Sheet2!A$1”,隱藏D列、F列和H列的所有數據就可以了。
 
3、取消單元格鎖定及保護工作表
 
在如圖6所示的界面中,同時選中B2、D2、F2及H2單元格并右擊之,選擇“設置單元格式”,在打開的同名對話框中,切換到“保護”選項卡,取消勾選“鎖定”復選框。接著單擊“審閱”選項卡中的“保護工作表”按鈕,為“Sheet1”工作表添加保護,最后右擊“Sheet2”工作表,選擇“隱藏”,將其隱藏就可以了。
 
Excel操作技巧:如何隱藏Excel指定內容8
 
經過以上步驟的操作,“Sheet1”工作表只有B2、D2、F2及H2單元格處于可編輯狀態,如果在某個單元格(如B2單元格),輸入事先設置好的密碼,就可以查看B列單元格中的所有數據了(圖8)。而刪除相關密碼并回車,則已顯示的單元格中的數據又會自動隱藏。

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