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幾個Excel技巧,值得收藏

2018-04-11 10:22 出處:投稿 人氣: 評論(0

見過大神使用Excel的樣子嗎?兩手上下翻飛,快捷鍵噼里啪啦,最關鍵的是這些功能大多都不是很難,想不想和他們一樣成為真正的高手?一起來跟小編學一下吧。

1. 恢復超11位數字

解決方法:調整“單元格格式”

默認情況下,Excel會將長度超過11位的數字以科學記數法顯示,這樣的“自作主張”常常會給我們的正常操作帶來很多麻煩(比如輸入身份證號)。一般情況下我們會通過修改單元格格式為“文本”,規避這一問題,但之前輸入的數據卻無法通過這個方法恢復。

正確的方法是,全選已經處于科學記數法的單元格,右擊并選擇“設置單元格格式”,接下來在彈出對話框中選擇“數字”→“分類”→“自定義”,將默認的“G/通用格式”更改為“0”即可。

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恢復超11位數字顯示

2. 手機號碼中間加“*”隱藏

解決方法:借助Excel“快速填充”功能

很多對外發布的文件,通常會將聯系人手機號的中間部分用“*”替代。多數情況下,我們都是通過手工修改,但如果對應號碼有很多的時候,這個更改是極為耗時耗力的。

其實一個比較簡便的方法,是借助Excel 2016的“快速填充”功能,先在首行中輸入號碼的格式樣本,然后利用快速填充直接完成所有號碼修改,簡便高效。

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手機號碼中間加“*”隱藏

3. 電話號碼分段顯示

解決方法:調整“單元格格式”

通過Excel記錄電話號碼,是很多辦公室小伙伴的習慣,不過太長的電話號碼在閱讀時容易錯列,解決的方法是每隔幾位數增加一個空格(如“132 3025 3325”)。不過傳統手工修改比較耗費時力,而且由于修改動用了原數據,不利于其他模塊調用。

正確的方法是,選中所有待修改的電話號碼字段,右擊并選擇“設置單元格格式”,接下來在彈出對話框中選擇“數字”→“分類”→“自定義”,將默認的“G/通用格式”更改為“000 0000 0000”即可。經此設置后,所有已輸入號碼和新輸入電話號碼都會自動遵循“xxx xxxx xxxx”這一格式,且此操作只是修改了數字在Excel中的顯示效果,對原數字沒有任何更改。

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電話號碼分段顯示

4. 復制可見單元格

解決方法:借助“定位”功能查找可見單元格

有時我們會將一些敏感數據列隱藏,但在復制粘貼時,傳統操作會將它們自動粘出,讓人十分尷尬。其實這個問題歸根到底就是一個如何復制可見單元格的問題。

正確方法是,選中包含有隱藏列的單元格區域,然后按下F5調出“定位”,接下來在定位對話框中點擊“定位條件”選擇“可見單元格”。接下來再用Ctrl+C、Ctrl+V即可避免復制上隱藏數據列了。

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復制可見單元格

5. 讓“2”變成“2月”

解決方法:調整“單元格格式”

平時我們在進行表格設計時,如果能在數據列中添加一些標識性文字,會更利于讀者閱讀(如“2月”、“3萬元”等)。但傳統的手工輸入一來輸入速度慢,二來也很容易導致公式調用出錯。

正確的方法是,全選需要調整的單元格范圍,右擊并選擇“設置單元格格式”,接下來在彈出對話框中選擇“數字”→“分類”→“自定義”,在默認的“G/通用格式”后添加標識文字“月”即可。

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讓“2”變成“2月”

6. 一鍵刪除所有圖片

解決方法:借助Ctrl+A快速實現

有些表格會夾雜有大量的圖片或自定義圖形,如何快速刪除這些東東呢?傳統方法是借助F5鍵,選擇對話框中的“對象”元素,實現圖片元素的定位。但一個更快捷方法,是選中其中一組圖形,Ctrl+A全選,Delete鍵完成刪除。

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一鍵刪除所有圖片

7. 讓SUM函數自動包含新增行

解決方法:借助“INDEX()/ROW()”函數嵌套完成

SUM函數大家都用過,進行行列匯總時很方便。正確情況下,SUM可以自動識別表格中的新增行與新增列,比如你在一個已有表格中添加一組新行或新列時,下方(或后方)的SUM函數能夠自動將新行(列)包含到統計范圍內,實現自適應統計。但有一種情況會比較特殊,即新增行(列)是由公式組成的,這種情況下SUM將不能自動更新統計范圍,如果不是特別注意,很容易導致統計出錯。

解決辦法,是將原有“SUM(A:B)”修改為“SUM(A:INDEX(B:B,ROW()-1))”,其中ROW()-1用來提取當前行的上一行,即最后一位數據行。INDEX用來提取區域中第N行數據,兩者結合起來就是“INDEX(C:C,ROW()-1)”,即提取最后一位數據行中的數據。最終將上述公式代入原SUM函數內,以后無論再怎么添加行,都不會出現統計不更新的情況了。

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讓SUM函數自動包含新增行

寫在最后

類似的Excel技巧還有很多,日常工作中靈活地使用它們,可以讓工作事半功倍。

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